Magasin des pièces détachées
Pièces de rechange, pièces reconstruites, pièces cassées, retours, garanties, pièces en stock, pièces non stockées, vérification des pièces, retour des pièces, pièces perdues, étiquettes, comptages… et ce n’est que le début d’une liste qui englobe tout ce qui concerne votre magasin ! Que vous l’appeliez magasin, salle de stockage, entrepôt, casier, zone d’inventaire ou autre, l’endroit où vous gardez toutes vos pièces est vital pour le succès de vos opérations de maintenance. Sans ces petits morceaux de fil, de métal et de plastique, entre autres, votre activité pourrait être mise à genoux par un simple problème, créant des temps d’arrêt paralysants qui peuvent coûter des milliers, voire des millions.
Alors, comment pouvez-vous utiliser votre GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) pour vous assurer que vos pièces détachées sont toujours là où elles doivent être, quand elles doivent être là ? Voici quelques conseils sur la façon d’organiser vos pièces dans votre logiciel de gestion de maintenance pour gérer au mieux votre magasin.
Restez simple !
Nul besoin d’être fantaisiste avec la gestion des pièces détachées dans votre GMAO. Choisissez des éléments de votre magasin et de vos pièces que vous pouvez garder simples, comme les identifiants, les noms, les catégories, les types, les emplacements, etc. Parfois, l’utilisation d’un système plus basique fonctionne. Si vous vous surprenez à vous perdre dans les détails et à avoir une longue interrogation sur l’un de ces éléments, prenez du recul et essayez à nouveau de faire plus simple.
Restez cohérent !
Une fois que vous avez décidé de la manière dont vous allez saisir les informations sur vos pièces détachées, ne déviez pas de ce plan, à moins que quelque chose ne se révèle être un problème majeur. En maintenant la cohérence dans l’ensemble de votre système, et en particulier dans votre magasin de pièces, vous serez assuré que toute anomalie est rapidement détectée, vous évitant ainsi des maux de tête plus tard lorsque vous chercherez une pièce détachée à commander de nouveau ou, plus grave encore, à utiliser sur un équipement qui a besoin d’être entretenu ou réparé.
Optimisez l’emplacement/Localisation !
Si vous êtes constamment en train de fouiller dans vos bacs de pièces détachées ou de chercher sur les étagères des articles plus importants comme des moteurs et des courroies, vous n’avez peut-être pas suivi la première règle pour trouver quelque chose : savoir où il se trouve en premier lieu ! Des informations correctes sur l’emplacement sont essentielles pour réduire le temps de travail perdu à chercher des pièces. Lorsque vous configurez votre inventaire de pièces détachées dans votre GMAO, ou que vous effectuez un recomptage d’inventaire pour vous assurer que vos articles importants sont comptabilisés, assurez-vous que toutes vos pièces ont un emplacement et que cet emplacement est reflété avec précision dans votre système.
Contrôlez l’utilisation des pièces !
Avec le personnel de maintenance qui travaille constamment pour que votre exploitation ou votre installation fonctionne, demander une prise de temps supplémentaire pour vérifier les pièces à l’aide de votre logiciel de gestion de maintenance peut être délicat. Cependant, la plupart des logiciels modernes de gestion de maintenance proposent des fonctionnalités de vérification et de retour des pièces détachées, ou au minimum un écran de vérification des pièces pour les produits en ligne, ce qui rend la vérification et le retour des pièces beaucoup plus facile et efficace. L’utilisation de ces outils et la gestion de votre magasin de pièces détachées par d’autres moyens, tels qu’un superviseur de magasin, un gestionnaire de pièces détachées, des caméras ou un système d’archivage, constituent un excellent moyen de réinjecter de l’argent dans votre budget.
Utilisez le réapprovisionnement automatique !
Toute GMAO digne de ce nom est dotée d’un système d’achat automatique qui vous permet de saisir les quantités maximales et minimales de pièces que vous souhaitez avoir en stock et de recevoir des demandes d’achat automatisées pour réapprovisionner ces quantités lorsque vous tombez en dessous de votre quantité minimale. Ce processus prend un peu de temps à mettre en place, parce que vous devez obtenir toutes vos quantités actuelles dans le système, et déterminer quelles seront vos valeurs maximales et minimales, mais il est incroyablement efficace à long terme. Avec l’Internet des objets qui rend les systèmes et les pièces plus intelligents, votre système se développera à l’avenir pour comprendre les pièces dont il a besoin en fonction de l’utilisation, de l’état de l’installation et du calendrier de maintenance.
Effectuez fréquemment des inventaires physiques !
Il s’agit peut-être de l’élément le plus chronophage de tout le processus de gestion des pièces détachées et des stocks, mais il est très important pour la santé et la maintenance de votre base de données de pièces, ainsi que pour votre budget. Peu importe les efforts que vous déployez pour vous assurer que les employés vérifient et retournent les pièces, ou que votre processus d’achat soit bien géré, il y aura inévitablement des pièces détachées ici et là qui disparaîtront, réapparaîtront ou se retrouveront au mauvais endroit. Effectuer des inventaires physiques permet d’atténuer l’impact de ces types de mauvaise gestion des pièces, et vous garantit au moins la possibilité de maintenir des niveaux de pièces corrects.
Pour gagner du temps, assurez-vous que votre GMAO dispose d’une application mobile pour effectuer vos comptages, il n’y a pas besoin d’une feuille de calcul interminable et de mille allers-retours à votre bureau. Il suffit de sortir votre appareil mobile dans vos magasins, de faire apparaître la bonne pièce détachée par emplacement, de saisir le comptage physique et de passer à autre chose. Ce processus, qui prenait auparavant des semaines, peut désormais être réalisé en un jour ou deux.